Microsoft Office Outlook 2003.
Cessez de rire ; je n'ai pas le choix, cette version date peut-être des dinosaures, mais elle m'est imposée par mon employeur. Alors on fait ce qu'on peut avec ce qu'on a... d'autant qu'Outlook 2003 reste un outil très puissant.
Beaucoup d'entre vous arrêteront peut-être de lire, là, soit parce que vous utilisez la toute dernière version d'Outlook, soit parce que vous n'utilisez pas Outlook, soit parce que votre propre façon d'utiliser votre messagerie vous semble suffisamment efficace.
Dans les deux premiers cas, vous auriez tort, parce que la méthode que j'utilise est sans doute tranposable.
Dans le deuxième cas, je vous laisse maître de juger et éventuellement de me faire profiter de votre expérience :)
En gros, ça tient en 5 règles.
Règle n°1: aucune règle!
Trop facile, celle-là.
Mais oui, j'insiste, et j'entends par là aucune "règle de courrier électronique" (qu'Outlook permet de configurer). En tout cas, aucune règle qui déplace les emails.
C'est très important, parce que si je dispatche automatiquement mes emails dans des myriades de dossiers différents, je n'aurai plus de vue d'ensemble du travail à effectuer.
Et je risque de perdre le fil! D'oublier des emails dans un dossier que je n'ai pas ouvert depuis longtemps...
Donc tous mes emails non traités sont et restent dans l'inbox!
M'enfin je reste souple quand même. J'ai ainsi un dossier favori dans lequel je stocke tous les emails qui parlent d'un sujet pro bien particulier. C'est l'exception qui confirme la règle. Quoique... il reste vrai que je n'ai aucune règle, puisque je déplace les emails dans ce dossier-là manuellement, faute de donnée uniforme pour définir une règle.
Règle n°2: je détruis les emails dès réception
Mais pas tous, bien sûr ;) ce serait trop facile, là-aussi... Je me contente de détruire sans scrupule les emails qui n'ont pas de lien avec mon boulot.
Donc les emails perso... tous mes emails perso sont dans Gmail, ils n'ont rien à faire dans ma boite de réception professionnelle. Et tous mes proches le savent très bien. D'ailleurs, très peu d'entre eux connaissent mon adresse email pro. Il n'y a donc pas beaucoup d'emails perso à supprimer...
Toutes les newsletters ou les pubs pour des conférences, des séminaires, des annonces: DELETE (beaucoup beaucoup...) sauf celles qui m'intéressent (très peu très peu).
C'est donc déjà ça de pris sur mon inbox.
A ceux qui répondent qu'on peut très bien créer une règle (en violation de la règle n°1) pour virer de suite les emails perso vers un dossier PERSO (en violation de la règle n°2), je dis: oui mais non, bande de provocateurs, on parle de MA méthode, là!
Règle n°3: j'assure un suivi et je coordonne avec mon agenda
La fonction "assurer un suivi" est très utile. Et très efficace.
Cet email est important mais je ne peux y répondre tout de suite ? Un suivi "IMPORTANT" avec drapeau rouge et éventuellement une échéance!
Je délègue le traitement d'un email à un collaborateur ? Je forwarde et j'attache à l'email forwardé un suivi avec le nom du collaborateur et une échéance si besoin.
J'assure aussi le suivi des mes propres emails: cet email dans ma boîte d'expédition requiert une réponse avant telle date ? Un suivi avec l'échéance correspondante!
Mais conformément à la règle n°1, les emails suivis restent dans l'inbox (ou dans l'outbox si ce sont les miens).
En outre, je fixe dans le calendrier d'Outlook un rendez-vous avec moi-même pour chaque email qui demande réflexion avant réponse. L'agenda se remplit vite par ailleurs, donc cela permet de ménager (manager) le temps. L'email concerné est marqué d'un suivi "calendrier".
Règle n°4, et règle principale: je crée des "dossiers de recherche"
Comment faire, alors que tous les emails sont dans l'inbox (ou dans l'outbox), pour m'y retrouver et identifier ceux que je dois traiter là maintenant tout de suite ?
Les suivis aident, mais ce n'est pas suffisant.
User et abuser des "dossiers de recherche", voilà le secret. Sur d'autres messageries, on peut parler de "dossiers intelligents" ou de "filtres automatiques".
Il s'agit de dossiers "virtuels" qui n'existent pas tout à fait, en tout cas pas comme des "vrais" dossiers dans lesquels on classe et/ou archive les emails. D'ailleurs, on ne peut pas y déplacer un email ; essayez et vous aurez une icône de sens interdit!
A quoi ça sert ?
Ce sont des filtres de recherche auxquels on affecte des critères bien précis pour répertorier automatiquement et à tout instant les emails de l'inbox ou d'ailleurs qui répondent à ces critères.
Outlook propose plusieurs "dossiers de recherche" prédéfinis.
Par exemple, le dossier "courrier non lu" va rechercher tous les emails de votre inbox qui n'ont pas encore été lus.
Mais on peut aussi définir soi-même les critères, et c'est là que ça devient intéressant.
Je développerai plus bas les dossiers de recherche que j'ai configurés.
Règle n°5: j'archive mes emails par mois
Je ne les classe pas. Je les archive!
J'ai essayé de les classer, avant... par clients... par dossiers... par matières... peine perdue! Je me retrouvais rapidement avec des dossiers et des sous-dossiers à la pelle, sans pouvoir retrouver facilement l'email que je voulais.
J'archive donc par mois.
Je crée le premier jour de chaque mois un dossier ayant pour nom l'année et le mois courant. Je range ce dossier dans un fichier d'archives ("pst") et me débrouille pour que le contenu total de chaque pst ne dépasse pas 700Mo (pour faciliter le backup sur DD externe et sur serveur).
Et chaque jour, j'archive d'une part tous les emails professionnels qui:
- soit n'appellent pas de réponse (simple information),
et d'autre part, en fin de journée, tous les emails que j'ai envoyés le jour-même (et qui n'ont pas besoin d'un suivi).
Avec ce système, parce qu'Outlook ne gère pas la fonction de recherche transversale à plusieurs fichiers pst, je suis obligé de recourir en parallèle à un logiciel tiers d'indexation et de recherche de la messagerie pour retrouver rapidement un email archivé dont j'aurais oublié la date. En l'occurrence Copernic Desktop Search.
Le jour où mon employeur m'en interdit l'utilisation et ne me propose pas de remplaçant aussi efficace et rapide, je démissionne...
Conclusion:
A l'aide de ces 5 règles, mon inbox reste à un niveau raisonnable, et je sais où j'en suis à tout moment.
Pour en revenir aux dossiers de recherche, on ne se doute même pas, au début, de la puissance d'organisation que peuvent présenter ces filtres bien construits.
Voici les miens, que j'ai tous mis en favoris dans Outlook, ce qui me permet de les ordonner les uns par rapport aux autres et par rapport à l'inbox.
Une petite précision: tous les dossiers de recherche, et aussi la boîte de réception, affichent le nombre total d'emails (et non le nombre d'emails non lus), ce qui permet de connaître leur volume en un clin d'oeil sans les ouvrir.
Du haut vers le bas de mes dossiers favoris:
- "DEADLINES": ce dossier répertorie tous les emails dont l'échéance est aujourd'hui ou en retard, du plus ancien au plus récent (donc aujourd'hui). J'y vais dès que j'ai le temps pour traiter les emails correspondants et les archiver en priorité.
- "SUIVI": tous les emails affectés d'un "suivi" (importants, délégués, dans le calendrier, suivis tout simplement, etc.), avec ou sans échéance. Je les trie selon les besoins, tantôt par libellé de suivi, tantôt par couleur de drapeau, tantôt par échéance. Les drapeaux rouges sont une priorité (emails importants). Je peux aussi faire le bilan des emails délégués (drapeaux violets), pour vérifier où ça en est, si je dois relancer ou si je peux archiver ceux qui ont été traités entretemps.
- "Courrier non lu": son nom est self-explanatory. Du reste, c'est un dossier de recherche prédéfini dans Outlook. Je vide ce dossier dès que j'ai une minute.
- "Boîte de réception": la seule, la vraie! RAS, les emails à gérer sont tous là en vrac.
- "VIP": les emails d'expéditeurs particulièrement importants dans l'entreprise ou ailleurs sont répertoriés ici, pour être sûr de ne pas les manquer.
- "En copie": il y a ici tous les emails de l'inbox dont je suis en copie ET qui ne sont pas suivis. En général, ils sont rapides à lire donc à évacuer (via suppression, archive ou suivi). Si je les ai affectés d'un suivi, ils n'ont plus rien à faire dans ce dossier.
- "En copie cachée": comme "en copie" sauf que mon nom n'apparaît nulle part dans les champs "to" et "cc"... Encore plus rapide à archiver, voire à supprimer!
- "Courrier volumineux": c'est un dossier de recherche prédéfini dans Outlook. La limite de taille imposée par mon employeur dans Outlook est faible, seulement 900Mo... Je peux donc repérer les emails volumineux pour les dézinguer quand ma boîte sature...
- "Notifs": ce sont des emails notifiant une tâche de validation sur un outil intranet. Je ne les reçois que pour information. Ils sont assez nombreux, donc les regrouper ici me permet de tous les archiver en bloc et de soulager l'inbox.
- "Envoyé, à classer": et oui, ma boîte ""Eléments envoyés" n'est pas dans mes favoris! Je l'y ai remplacée par un dossier de recherche qui répertorie tous les emails envoyés ET sans suivi. Ca me permet en fin de journée de tout sélectionner en vrac et de tout archiver sans me poser de question, et sans toucher aux emails suivis dans mon outbox!
Voilà! De votre côté, si vous avez de bonnes idées à me proposer, n'hésitez pas, je suis preneur.
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